Scan van Conclusion Consulting maakt het verandervermogen bij SAP-migraties inzichtelijk

Conclusion Readiness

Bij grote ERP implementaties zoals een SAP-migratie wordt vaak gedacht aan de technische kant en het projectmanagement, de zgn. ‘system integration’. Bij Sekisui Alveo werd al in een vroeg stadium besloten om ook in te zetten op het inzichtelijk maken van de impact op de manier van werken, de processen en het leiderschap. Met andere woorden: het tijdig organiseren van het verandermanagement. Conclusion Consulting ondersteunde als ‘business integrator’ Sekisui Alveo met de invulling hiervan o.a. door de toepassing van de Change Readiness Scan (CRS). De CRS vormt een vast onderdeel van de 9-staps veranderaanpak, een door Conclusion Consulting ontwikkelde aanpak om complexe veranderingen effectiever te laten landen binnen organisaties.

De uitdaging: een internationale SAP uitrol in een lopende productieomgeving

Sekisui Alveo stond voor een complexe uitdaging: De implementatie van een ERP (SAP) systeem binnen meerdere locaties in Nederland, Duitsland en Zwitserland terwijl het productieproces en de leveringen niet geraakt mogen worden. De systeemverandering had grote impact op de kernprocessen en raakte een breed palet van werkzaamheden. Omdat eerdere ERP implementaties niet succesvol waren, was het voor Sekisui Alveo cruciaal om de organisatie hierin zo goed mogelijk mee te krijgen. Hiervoor wilden ze, naast de technische wijzigingen, inzicht hebben in de impact van de implementatie op de processen en de manier van werken. Daarnaast wilden ze weten wat het verandervermogen en veranderbereidheid (adoptie) van de organisatie was om een dergelijke grote change op te vangen.

De oplossing: inzicht en richting via de Change Readiness Scan

Conclusion Consulting werd aanvankelijk ingeschakeld om de impact van de ERP migratie inzichtelijk te maken te ondersteunen. Centraal in de aanpak stond onze in-house ontwikkelde CRS, een beproefde methode die enerzijds snel en concreet inzicht geeft in de veranderbereidheid van een organisatie en anderzijds richting geeft in de benodigde veranderinterventies die als basis dienen voor het veranderplan.

De start van de CRS bestaat uit gesprekken met de zgn. Leidende Coalitie over de gewenste veranderdoelen. Wat dient het nieuwe systeem op te leveren? Wanneer is het geslaagd en welk nieuw gewenst gedrag gaat hiermee gepaard? Nadat we dit ‘Veranderverhaal’ helder hadden, zijn we begonnen met het uitzetten van een brede survey, opgevolgd door deepdive interviews vanuit meerdere processen en locaties. Deze uitkomsten gaven ons per kernproces en organisatieonderdeel inzicht in:

• de bewustwording van de impact op lopende processen en werkzaamheden;
• het activeren van de verschillende doelgroepen voor adoptie;
• het willen leren en ontwikkelen binnen de organisatie;
• het borgen en verbeteren van bedrijfs- en projectdoelstellingen.
  
  De resultaten werden gepresenteerd in een overzichtelijk, to the point presentatie, inclusief knelpunten, risico’s en mitigerende maatregelen. Wat bleek: de doelstellingen van de migratie waren alleen op managementniveau duidelijk, de impact op de lopende processen was groter dan verwacht en de adoptie verschilde sterk per locatie en per kernproces.
  
  Conclusion Consulting vertaalde deze inzichten direct naar een veranderplan met gerichte interventies. Denk aan betere communicatie over het ‘waarom’ van de verandering, meer tijd en aandacht voor een change impact analyse en meer gerichte aandacht voor alle organisatieonderdelen.

Het resultaat: gedragen verandering en grip op voortgang

Dankzij de inzet van de CRS had Sekisui Alveo vanaf het begin scherp zicht op de veranderbereidheid binnen de organisatie. Dit bood een stevig fundament om het migratietraject naar SAP niet alleen technisch, maar ook organisatorisch succesvol te begeleiden op grond van een gericht veranderplan.