Het eerste wat Ilse bij binnenkomst deed, was het formaliseren van een stuurgroep en het formuleren van een gezamenlijke aanpak. “Het kan wel om een IT-project gaan, maar de business van Hunkemöller moet de input aanleveren, anders halen we het niet”, verklaart ze haar aanpak. De stuurgroep kwam wekelijks bij elkaar en bestond uit Ilse zelf en afgevaardigden van alle afdelingen binnen Hunkemöller: Wholesale, Buying, Logistics, Finance, IT, Merchandise en International Franchise. “Het was fijn dat Ilse continu de communicatie openhield en alle processen en partners bij elkaar bracht”, zegt Caroline.
“Daarnaast richtten we een werkgroep met key users op, twee per afdeling plus afgevaardigden vanuit myBrand”, vervolgt Ilse. “Met die groep ging ik aan de slag om het proces te definiëren. Wie is waar verantwoordelijk voor? Wat kunnen we wanneer testen? De werkgroep was minimaal één dag per week dedicated met dit project bezig. Dat was een voorwaarde om de strakke deadline te kunnen halen. Alles zat nog in hoofden, het proces en de werkinstructies waren niet vastgelegd. Wat doe je precies en wat betekent het als we dat digitaliseren? We runden heel wat testscenario’s. Niet alleen de happy, maar ook de unhappy flows. Dan is één dag per week niet veel, hoor.”
“Karakteristiek voor Hunkemöller is hoe hands-on het hele team is, ze zetten er echt samen de schouders onder”, zegt Ilse vol bewondering. “Als er vandaag iets aan de hand is, lossen we het vandaag op. Van die energie krijg ik ook energie. Het is hoe ik zelf werk als consultant.” En die energie was nodig ook, bleek toen de deadline in zicht kwam. “We hadden alles op het nippertje getest toen de eerste goederen binnenkwamen en systeemtechnisch goed werden ontvangen. Er kwamen nog wel wat konijntjes uit de hoge hoed, maar het ging redelijk soepel. Nu loopt het - en loopt het steeds beter. Zijn we er? Nee, dat niet, want dit is maar een deel van het proces. Er valt nog meer winst te behalen.”
Voor Ilse was het als projectmanager belangrijk om te focussen op de mensen, te begrijpen hoe zij werken. “Zo kon ik de schakel zijn tussen business en IT. En de verbinding leggen tussen afdelingen. Er ontstond een mooie dynamiek.” Caroline herkent wat Ilse zegt: “Voordat jij kwam, was het meer een IT-project, voelde de business zich minder verantwoordelijk en namen we het team niet voldoende mee. Jij hield iedereen erbij en deed telkens wat je beloofde. Daardoor zagen mensen dat we het serieus namen en dat zorgde voor commitment.”
