1.     Welke functionaliteiten neem je af?

Er is niet zoiets als ‘een’ Dynamics 365. Je kunt Dynamics 365 als een ecosysteem zien met een gigantische hoeveelheid aan zakelijke ERP- en CRM-applicaties. Die applicaties kun je gemakkelijk op platformachtige wijze met elkaar verenigen. Welke functionaliteiten je allemaal afneemt, heeft logischerwijs een grote invloed op (de prijs van) je licenties. Een full-suite ERP met CRM is natuurlijk een stuk duurder dan een enkele CRM-applicatie zoals Sales of Marketing .

2.     Het aantal en de soort users

Ook voor de hand liggend: hoe meer users je hebt, hoe meer je betaalt. Los van het aantal users, is het van belang welk type licentie een gebruiker heeft. Termen die Microsoft hiervoor hanteert, zijn bijvoorbeeld full/enterprise-users, team members, device users of activity operations-users. Het ene type user heeft meer mogelijkheden dan het andere type. En om het nog gecompliceerder te maken: per Dynamics-product kan het verschillen welke typen users er zijn, hoe deze gebruikers worden genoemd en of er een minimumaantal users is. Voor een gebruiker die alles kan, betaal je logischerwijs meer dan voor een gebruiker met beperkte toegang.

3.     Het verbruik

Microsoft maakt voor Dynamics 365 ook gebruik van pay-per-use-achtige modellen, in de regel als aanvulling op andere licentievormen. Simpel gesteld geldt er een maximum voor het gebruik van een bepaald systeem, bijvoorbeeld een allocatie van een X-aantal gigabytes databaseruimte per user. Dit maximum verschilt per Dynamics-product. Heb je meer nodig? Dan betaal je daarvoor op basis van wat je extra verbruikt.

4.     Het type klant

Ben je een commercieel bedrijf, overheidsorganisatie, onderwijsinstelling of non-profitorganisatie? Dat maakt licentietechnisch een groot verschil. Non-profitorganisaties en onderwijsinstellingen kunnen bijvoorbeeld vaak profiteren van sterk gereduceerde licentieprijzen.

5.     Contractperiode

Dynamics 365 biedt drie verschillende contractperiodes: neem je een licentie af per maand, per jaar of per drie jaar? Ga je voor een maand, dan kan de prijs fluctueren. In de praktijk blijven de prijzen redelijk stabiel, maar je hebt geen zekerheid. Het grote voordeel van een maandabonnement: iedere maand kun je het aantal gebruikers op- of afschalen. Ga je voor een jaar of drie jaar? In dat geval krijg je prijsprotectie: je weet precies wat je het komende jaar of de komende drie jaar betaalt. Het aantal users kun je wel op- maar niet afschalen. Daar kun je overigens slim mee omgaan. Maak je tijdens de zomerperiode veel gebruik van vakantiekrachten? Neem dan jaarlijkse of driejaarlijkse contracten voor je vaste medewerkers en maandlicenties gedurende de zomermaanden voor je uitzendkrachten.