SHV Energy realiseert gestroomlijnde financiële processen met SAP Cloud ERP

SHV Energy, wereldwijd distributeur van off-grid energieoplossingen voor 26 miljoen klanten, heeft samen met myBrand Conclusion binnen zes maanden een succesvolle migratie uitgevoerd naar SAP Cloud ERP. Het hoofdkantoor in Hoofddorp werkt nu in één geïntegreerd SAP-ecosysteem en heeft tegelijkertijd een volledige Purchase-to-Pay-transformatie doorgevoerd.

SHV Energy is een toonaangevende distributeur van off-grid energie zoals LPG en small-scale LNG. De organisatie is actief in 21 landen op vier continenten. Met merken als Calor, Ipragaz, Liquigas, Primagaz en Supergasbras helpt de organisatie klanten wereldwijd bij de overstap naar schonere energieoplossingen.

Voor het hoofdkantoor van SHV Energy was het tijd voor een strategische IT-stap. Het bedrijf werkte met Exact Globe als ERP-systeem, maar gebruikte daarnaast al SAP BPC voor groepsrapportages en SAP Concur voor declaraties. “We zagen de meerwaarde van één geïntegreerd ecosysteem”, legt Finance Manager Rustam Guseynov uit. “Als relatief kleine business unit paste de public cloud-oplossing van SAP perfect. Nu hebben we eindelijk één geïntegreerd ecosysteem. Bovendien hoeven we ons niet bezig te houden met het technisch beheer; dat regelt SAP voor ons.”

De implementatie werd gekenmerkt door nauwe samenwerking tussen SHV Energy en myBrand Conclusion. Een bijzondere uitdaging was dat niet alle teamleden aan SHV-kant ervaring hadden met SAP of met projectmatig werken. Rustam zelf trad bovendien voor het eerst op als projectmanager en werkte daarbij nauw samen met het team van myBrand Conclusion. “Het was volledig nieuw voor mij als projectmanager, maar we hebben het binnen budget en binnen de deadline van zes maanden gerealiseerd.”

De teams kwamen regelmatig fysiek samen om het project te versnellen, schetst Rustam. “We regelden dagen waarop alle teamleden van beide bedrijven op locatie waren, dat werkte goed. Op 1 oktober 2025 ging het systeem uiteindelijk live, en binnen een week werden alle nieuwe transacties al in SAP S/4HANA verwerkt.”

Naast de ERP-migratie maakte de nieuwe SAP-omgeving het mogelijk om de inkoop- en factuurprocessen volledig te herstructureren. De grootste verandering was de introductie van inkooporders (purchase orders, oftewel PO’s). “No PO, no pay: dat is nu het uitgangspunt”, legt Rustam uit. “Per afdeling zijn er medewerkers aangewezen die inkoopverzoeken indienen. Pas na goedkeuring door de afdelingsleider genereert het systeem een inkooporder. Deze werkwijze geeft veel meer grip op de uitgaven en helpt onnodige of ongeautoriseerde bestellingen te voorkomen.”

De voordelen zijn direct merkbaar. Door de gestandaardiseerde werkwijze zijn handmatige boekingen vrijwel verdwenen; het systeem regelt dit automatisch. Ook de factuurverwerking is sterk verbeterd dankzij OCR-functionaliteit (optical character recognition) die facturen automatisch inleest en de gegevens meteen op de juiste plaats boekt. “Mijn team is erg enthousiast”, vertelt Rustam. “Het systeem is enorm intuïtief en gebruiksvriendelijk. Sinds de implementatie hebben we geen vastlopers of bugs meer gezien; alles werkt stabiel.”

Een belangrijk kenmerk van SAP Cloud ERP is de focus op standaardisatie en best practices. De overstap bracht daarom ook een cultuurverandering met zich mee, vertelt Rustam. “Soms missen we nog de ruimte om flexibeler te zijn, maar dat is ongetwijfeld een kwestie van tijd. Veel teamleden zijn al gewend aan het nieuwe platform en werken nu al sneller dan voorheen.”

Nu het systeem enkele maanden live is, ligt de focus op stabilisatie en het verder inbedden van de nieuwe werkwijze. SHV Energy besloot onlangs om met myBrand Conclusion verder te gaan voor maintenance support. Tegelijkertijd kijkt het bedrijf ook al vooruit naar optimalisaties. “We geloven sterk in continue verbetering”, stelt Rustam. “We denken bijvoorbeeld aan optimalisaties voor btw-aangiften en uitgebreidere data-analysetools. Afdelingshoofden willen graag gedetailleerde dashboards met uitgaven per afdeling.”

Al met al kijkt SHV Energy terug op een positieve ervaring, benadrukt Rustam. “Met SAP Cloud ERP hebben we een sterke basis gelegd om als organisatie verder te groeien, en we kijken uit naar de vervolgstappen die we samen met myBrand Conclusion gaan zetten.”

SHV Energy levert gedecentraliseerde, schonere en koolstofarmere energieoplossingen aan 26 miljoen zakelijke en particuliere klanten wereldwijd. Met 13.000 medewerkers en activiteiten in 21 landen is SHV Energy een toonaangevende distributeur van off-grid energie. Het bedrijf helpt klanten bij de overstap van vervuilende brandstoffen naar schonere alternatieven zoals LPG, small-scale LNG, bioLPG en hernieuwbare oplossingen.