CSU

Voor een van de grootste koffieproducenten ter wereld verzorgt CSU het schoonmaken, bijvullen en oplossen van storingen bij duizenden koffiemachines. Wat ooit via Excel liep, draait nu via een mobiele app met MuleSoft-integratie. Het resultaat: minder fouten, meer inzicht en een besparing van 10 fte.

CSU is een vooraanstaand schoonmaakbedrijf dat al meer dan vijftig jaar actief is in de schoonmaakbranche. CSU richt zich zowel op de zakelijke als de publieke sector en biedt een breed scala aan schoonmaakoplossingen die voldoen aan de specifieke behoeften van verschillende industrieën en organisaties. Met een focus op kwaliteit, duurzaamheid en innovatie streeft CSU ernaar om een schone, veilige en gezonde omgeving te creëren voor hun klanten, medewerkers en de samenleving als geheel.

In 2021 begon de samenwerking tussen CSU en hun klant. CSU nam het schoonmaken, bijvullen en oplossen van eerstelijns storingen over van zo'n 10.000 koffiemachines op 2.300 locaties. "Onze klant had duidelijke wensen en verwachtingen," vertelt Ben, IT-manager bij CSU. "Om daaraan te voldoen, schakelden we de expertise van Conclusion in. Zij begeleidden ons ook bij de aanschaf van MuleSoft."

Er moest snel een integratie komen tussen koffiemachines, logistiek en planning. Als tijdelijke oplossing werden Excel-bestanden uitgewisseld tussen CSU en de klant. Dat hielp om het proces op gang te brengen en inzicht te krijgen in de benodigde data, maar bleek op de lange termijn niet efficiënt, gaf te weinig inzicht in de operationele status en was foutgevoelig.

De oplossing kwam er in de vorm van een mobiele app voor de schoonmakers, met taken die via MuleSoft worden weergegeven. Anita, ICT Projectmanager bij CSU, was verantwoordelijk voor het integratievraagstuk en werkte hierin samen met de integratiespecialist van Conclusion.

Bij de start van het project besloot CSU externe expertise in te schakelen voor de technische integratie. De organisatie werkte toen ongeveer een jaar met MuleSoft en wist dat voor een opdracht van deze omvang diepgaande kennis en capaciteit nodig was.

De aanpak begon met het scherp in kaart brengen van het businessproces los van de technologie. Op basis daarvan werd bepaald welke technische componenten vereist waren en hoe deze zo ingericht konden worden dat de eerste fase (schoonmaak en bijvullen) logisch overloopt in de tweede fase (het oplossen van storingen). De integratie tussen apparaat, logistiek en planning is bovendien zo opgezet dat het herbruikbaar is voor toekomstige klanten van CSU.

De samenwerking tussen het Conclusion-integratieteam en CSU was intensief en constructief. Vanuit CSU werden alle functionele wensen en eisen opgehaald, wat het ontwikkelproces versnelde. Tegelijkertijd werd er nauw samengewerkt met de ontwikkelaars van de mobiele app. Er werd niet alleen technisch gebouwd, maar ook meegedacht over praktische keuzes in de interface en aanpak.

Tijdens het traject bleek dat verschillende ideeën en voorkeuren samenkwamen. In overleg werd soms afgeweken van de oorspronkelijke richting van de klant, waarbij de gekozen oplossingen zich later bewezen als de juiste aanpak.

De resultaten liegen er niet om: in één jaar tijd zijn maar liefst 450.000 schoonmaakverzoeken digitaal verwerkt én automatisch gefactureerd. Waar dit eerder handmatig via Excel gebeurde, zorgt de nieuwe oplossing nu voor een enorme tijdsbesparing. Naar schatting levert dit een besparing op van zo’n 10 fte binnen CSU.

Naast efficiëntie draagt de oplossing ook bij aan duurzaamheid. Doordat minder mensen onnodig hoeven te reizen, wordt de CO₂-uitstoot verlaagd, een mooi neveneffect van procesoptimalisatie.

Verder is er naast de integratie en de app ook dashboarding en monitoring gerealiseerd. CSU heeft hierdoor continu zicht op de voortgang en prestaties en kan direct ingrijpen wanneer iets niet goed verloopt. Dit zorgt voor volledige transparantie richting de klant, 24 uur per dag, 7 dagen per week.

De oplossing heeft inmiddels de interesse gewekt van andere klanten, die dezelfde slimme aanpak willen toepassen. Dat is een krachtig bewijs van de praktische waarde en schaalbaarheid van het proces.

De samenwerking tussen CSU en Conclusion wordt ervaren als een echt partnerschap: met gedeelde doelen, intensieve kennisoverdracht en een gezamenlijke focus op kwaliteit. Dankzij de gestandaardiseerde API’s en technische begeleiding is CSU nu in staat zelfstandig verder te bouwen op de oplossing, met ondersteuning voor de complexere vraagstukken waar nodig. Een duurzame samenwerking die blijft ontwikkelen.